Fonds d’auteur Sentinelle Nord

La diffusion des résultats de la recherche et le libre accès augmentent l’utilisation, l’application et les retombées de la recherche. Pour soutenir sa communauté dans cette voie, Sentinelle Nord met un Fonds d’auteur à la disposition de ses équipes de recherche pour aider à couvrir leurs frais de publications d’articles (Article Processing Charges - APC).

Le Fonds vise à encourager les publications d’étudiants aux cycles supérieurs et de stagiaires postdoctoraux comme 1^er auteur, tout en renforçant l’engagement de Sentinelle Nord envers le libre accès et le dépôt des publications sur la plateforme institutionnelle Corpus^UL.

Présentation d’une demande

Pour soumettre une demande, il suffit de :

Remplir le formulaire de demande de soutien au Fonds d’auteur en ligne
Joindre au formulaire l’article scientifique pour lequel la demande au Fonds est soumise. Il peut s’agir de la version acceptée d’un manuscrit ou de l’article publié, selon l’avancement du processus de publication. Il est possible de soumettre une demande au Fonds après la publication de l’article, dans la mesure où son acceptation officielle (version acceptée) date de moins de 6 mois.

Dates importantes

Une demande au Fonds d’auteur peut être déposée à tout moment. Les demandes reçues ne seront traitées et évaluées que trois fois par année. Les demandeurs doivent prendre en considération les dates d’évaluation suivantes dans leur échéancier :

1^er février
1^er juin
1^er novembre

Les demandeurs seront informés du statut de leur dossier dans les 10 jours ouvrables suivant la date d’évaluation.

Évaluation des demandes

Les demandes sont évaluées en fonction des critères d’admissibilité.
Un demandeur peut obtenir jusqu’à un maximum de 3 financements de publication à titre de premier auteur par exercice financier (1^er avril au 31 mars).
L’octroi du financement pour une demande qui répond aux critères d’admissibilité dépend de l’enveloppe budgétaire du Fonds disponible pour l’année de la demande. Le financement est octroyé selon le principe du premier arrivé, premier servi, jusqu'à ce que les fonds soient dépensés. Une fois les fonds dépensés pour l'exercice financier, aucune autre demande de financement ne sera acceptée.

Frais remboursables

Le Fonds pourra financer jusqu’à un maximum de 2 500 $ par article pour couvrir les frais de publication à titre de 1^er auteur dans une revue sous abonnement ou complètement en libre accès.

Critères d'admissibilité

Une demande au Fonds d’auteur peut uniquement être soumise pour couvrir les frais de publication dans deux types de revues : 1) complètement en libre accès, ou 2) sous abonnement.

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Les critères d’admissibilité diffèrent en fonction du type de revue. Un critère s’applique lorsque la case est cochée.

CRITÈRE D'ADMISSIBILITÉ	REVUE EN LIBRE ACCÈS	REVUE SOUS ABONNEMENT
1. La revue doit présenter un processus de révision avec comité de lecture.	✔	✔
2. Les résultats publiés doivent être issus d’un projet qui a bénéficié d’un financement de Sentinelle Nord.	✔	✔
3. Le 1er auteur doit avoir obtenu du financement de Sentinelle Nord ou avoir participé à un projet financé par Sentinelle Nord alors qu’il était étudiant aux cycles supérieurs ou stagiaire postdoctoral à l’Université Laval.	✔	✔
4. La revue doit figurer dans le Directory of Open Access Journals (répertoire des revues en libre accès) ou adhérer aux Principes de transparence et les bonnes pratiques pour les publications scientifiques	✔
5. La revue doit être indexée dans une base de données reconnue (ex : Scopus, Web of Science).		✔
6. Le demandeur doit s’engager à déposer l’article dans Corpus^UL, le dépôt institutionnel de l’Université Laval, pour diffusion.	✔	✔
7. Le demandeur doit s’engager à déposer la version acceptée du manuscrit dans Corpus^UL. La version acceptée d'un manuscrit, c.-à-d. sans la mise en page de la revue, peut généralement être diffusée en libre accès par le biais d'un dépôt institutionnel sans contrevenir à l’entente de publication avec l’éditeur.		✔
8. Pour un article déjà publié, l’acceptation officielle doit dater de moins de six mois.	✔	✔
9. Une formule de remerciement de Sentinelle Nord doit être incluse dans la publication*.	✔	✔

*Formules de remerciement proposées (versions françaises et anglaises):

Cette recherche a été rendue possible grâce au soutien du programme Sentinelle Nord de l'Université Laval, financé, en partie, par le Fonds d’excellence en recherche Apogée Canada. / This research was supported by the Sentinel North program of Université Laval, made possible, in part, thanks to funding from the Canada First Research Excellence Fund.

Financé par le programme Sentinelle Nord de l'Université Laval (Apogée Canada). / Funded by the Sentinel North program of Université Laval (Canada First Research Excellence Fund).

Publications non admissibles

Revue hybride : Une revue dite « hybride » est une revue dans laquelle un auteur peut publier son article en libre accès moyennant des frais supplémentaires, mais où l’accès à l’ensemble des articles nécessite un abonnement. La diffusion d’articles en libre accès dans ce type de revue conduit à un double paiement à l’éditeur : l’auteur paie pour publier en libre accès son article et les institutions universitaires paient un abonnement pour avoir accès à l’ensemble des articles de la revue.
À l’instar de plusieurs autres institutions, le programme de recherche Sentinelle Nord de l’Université Laval ne souhaite pas encourager cette pratique. La publication d’un article en libre accès dans une revue hybride n’est donc pas admissible au Fonds d’auteur. Un article publié dans une revue hybride peut être admissible au Fonds d’auteur uniquement si l’auteur n’a pas choisi l’option du libre accès payant. Parallèlement, l’auteur doit aussi s’engager à déposer l’article dans CorpusUL, le dépôt institutionnel de l’Université Laval, pour diffuser en libre accès la version acceptée de son manuscrit.
Revue trompeuse : Sentinelle Nord se réserve le droit de refuser des demandes pour des publications dans des revues d’éditeurs considérés comme prédateurs. L’Université Laval donne accès au répertoire Cabell’s où il est possible de consulter la « Blacklist » des revues à éviter et qui ne sont pas admissibles au Fonds d’auteur Sentinelle Nord.

Contact et questions

Si vous avez des questions concernant le Fonds d'auteur Sentinelle Nord, nous vous invitons d'abord à visionner la vidéo d'information et à consulter la Foire aux questions disponible ci-dessous.

Pour toute information supplémentaire, veuillez contacter Sophie Gallais, coordonnatrice d'opérations : sophie.gallais@sn.ulaval.ca

Foire aux questions

Qu’est-ce qu’une revue « sous abonnement »?
Une revue sous abonnement est une revue scientifique dont les articles sont soumis à un examen par les pairs et qui demande aux lecteurs de payer pour avoir accès à son contenu. Seuls les individus ou les institutions qui ont acheté un abonnement à la revue ont accès aux articles publiés. Les revues sous abonnement reconnues sont indexées dans des bases de données fiables (Web of Science, Scopus, etc.).

Qu’est-ce qu’une revue « complètement en libre accès »?
Une revue complètement en libre accès est une revue scientifique en ligne dont les articles sont soumis à un examen par les pairs, et accessibles et gratuits pour tous. L'auteur donne son autorisation pour la diffusion de l’article, mais conserve ses droits d'auteur. L'éditeur ne reçoit aucun revenu provenant d’abonnements, mais peut en recevoir par le biais des frais de publications d’articles (Article Processing Charges - APC). Si vous souhaitez publier dans une revue complètement en libre accès, consultez le Directory of Open Access Journals (DOAJ). Ce répertoire regroupe les revues 100 % en libre accès et de bonne qualité. Les revues en libre accès de qualité se retrouvent également dans des bases de données fiables (Web of Science, Scopus, etc.).

Qu’est-ce qu’une revue dite « hybride »?
Une revue dite « hybride » est une revue scientifique dont les articles sont soumis à un examen par les pairs et qui nécessite aux individus ou aux institutions un abonnement pour avoir accès à l’ensemble des articles. Toutefois, la revue peut également publier un article donné en libre accès, moyennant des frais supplémentaires à la charge de l’auteur.

Pourquoi les frais de publication en libre accès dans des revues hybrides ne sont pas admissibles au Fonds d’auteur?
À l’instar de plusieurs autres institutions, Sentinelle Nord a choisi de ne pas encourager les pratiques d’édition des revues dites « hybrides ». Dans ces revues, l'auteur paie des frais supplémentaires pour que son article soit en libre accès, mais les bibliothèques universitaires doivent quand même s'abonner à la revue pour avoir accès à l'ensemble des articles. Il y a donc un double paiement à l’éditeur pour le même article.

Plusieurs revues sous abonnement offrent aussi de publier des articles en libre accès moyennant des frais supplémentaires à la charge de l’auteur. Est-ce qu’un article publié dans une telle revue est automatiquement non admissible au Fonds d’auteur?
Non. L’auteur peut publier dans cette revue, mais ne doit pas choisir l’option du libre accès payant. Parallèlement, l’auteur doit s’engager à déposer l’article dans Corpus^UL, le dépôt institutionnel de l’Université Laval, pour diffuser en libre accès la version acceptée de son manuscrit.

Qu’est-ce que la « version acceptée » d’un manuscrit?
Il s’agit de la version de l'article avec toutes les modifications apportées à la suite du processus d'évaluation par les pairs, mais avant l’édition ou le formatage par l'éditeur.

Dans le cas d'articles, pourquoi suggère-t-on de déposer la « version acceptée pour publication, incluant toutes les modifications demandées, sans la mise en page de la revue »?
Rares sont les éditeurs de revue qui acceptent que le PDF final de l'article soit diffusé en libre accès. Par contre, la grande majorité consent à ce que la version acceptée pour publication, incluant toutes les modifications demandées et sans la mise en page de la revue, soit diffusée en libre accès par le biais d’un dépôt institutionnel, tel que Corpus^UL.

Quelles informations indispensables doit-on retrouver sur la version acceptée d’un manuscrit?
Consultez la page suivante pour avoir toute l’information et connaître les bonnes pratiques : Bonnes pratiques pour le dépôt d’une version acceptée dans Corpus^UL.

Est-ce qu’une demande au Fonds d’auteur peut être soumise par une autre personne que le 1^er auteur?
Oui. Une tierce personne peut soumettre une demande au Fonds d’auteur au nom du 1^er auteur de l’article. Le 1^er auteur doit néanmoins être un étudiant aux cycles supérieurs ou un stagiaire postdoctoral financé par Sentinelle Nord ou participant à un projet de recherche financé par Sentinelle Nord.

Pourquoi seules les publications d'étudiants aux cycles supérieurs ou de stagiaires postdoctoraux sont admissibles au Fonds?
Un des objectifs du Fonds est d’encourager les publications à titre de 1^er auteur d’étudiants aux cycles supérieurs et de stagiaires postdoctoraux financés par Sentinelle Nord ou participant à un projet financé par Sentinelle Nord.

Pourquoi l’octroi du Fonds pour un 1^er auteur est-il limité à 3 fois par année?
Le programme Sentinelle Nord implique plusieurs centaines d’étudiants, et plus de 140 chercheurs et équipes issus de 34 départements et de 7 facultés de l’Université Laval. Ainsi, un 1^er auteur peut bénéficier du Fonds un maximum de 3 fois par année afin de permettre au plus grand nombre d’équipes et d’étudiants et stagiaires postdoctoraux de bénéficier de cette initiative.

Mon article est déjà publié. Puis-je quand même demander un soutien financier au Fonds d’auteur?
Oui. Vous pouvez bénéficier du Fonds d’auteur si l’article publié a été accepté il y a 6 mois ou moins, en date de dépôt de votre demande, et que vous remplissez l’ensemble des critères d’admissibilité.

Mon article est au stade de soumission à une revue. Puis-je demander un soutien financier au Fonds d’auteur?
Non, pas à ce stade. Vous pourrez faire une demande au Fonds lorsque votre article sera « accepté ».

Je prévois publier un article sur un thème de recherche nordique, mais je ne suis pas financé ou ne participe pas à un projet de recherche financé par le programme Sentinelle Nord. Puis-je soumettre une demande au Fonds d’auteur?
Non. Le Fonds d’auteur est accessible uniquement aux projets de recherche financés par Sentinelle Nord ainsi qu’aux étudiants aux cycles supérieurs et stagiaires postdoctoraux financés par Sentinelle Nord.

Pourquoi les frais remboursables sont-ils limités à 2 500 $?
Les frais de publication (Article Processing Charges) exigés par les éditeurs sont très variables. Une étude¹ analysant les frais remboursés par différentes initiatives de fonds pour soutenir la publication en libre accès révèle que le remboursement varie de 750 $ CAD à 4 000 $ US. Sentinelle Nord a choisi de couvrir des frais raisonnables pour la publication en limitant à 2 500 $ CAD le montant remboursable. Les 1^ers auteurs peuvent néanmoins bénéficier du Fonds jusqu’à 3 fois par année.
1- ClickA. B., & BorchardtR. (2019). Library Supported Open Access Funds: Criteria, Impact, and Viability. Evidence Based Library and Information Practice, 14(4), 21-37. https://doi.org/10.18438/eblip29623

Y a-t-il d’autres fonds disponibles pour couvrir les frais de publication dans des revues en libre accès?
L’Université Laval ne possède pas de fonds pour soutenir la publication dans des revues en libre accès. Toutefois, la Bibliothèque de l’Université Laval permet d’avoir accès à des rabais pour la publication auprès de certains éditeurs. Ces rabais s’appliquent souvent au moment de la soumission d’un article. Veuillez communiquer avec la Bibliothèque de l’Université Laval en amont de la soumission de votre publication. Pour plus d’informations, contactez maude.laplante-dube@bibl.ulaval.ca.

Comment faire pour déposer un article sur Corpus^UL?
Consultez la page suivante pour avoir toute l’information et connaître les bonnes pratiques : Corpus^UL – Avant de déposer un document.

À quel moment devrais-je déposer mon article sur Corpus^UL?
Nous vous encourageons à déposer votre article sur Corpus^UL dès qu’il est accepté par la revue (version acceptée). Vous n'avez pas à attendre la fin du délai de diffusion en libre accès (embargo) exigé par l'éditeur. L'équipe de Corpus^UL traitera le document afin que son accès soit restreint pour la durée exigée par l'éditeur. À la fin de ce délai, le document sera automatiquement diffusé en libre accès.

Dois-je vérifier auprès de mon éditeur ou de la revue mon droit de diffuser un document en libre accès dans Corpus^UL avant de l'y déposer?
Non. Vous n'avez pas cette obligation, car l'équipe de la Bibliothèque vérifie que la diffusion de chaque document déposé dans Corpus^UL répond aux conditions imposées par l'éditeur ou la revue. Pour vérifier au préalable les conditions de l'éditeur ou de la revue, écrivez à corpus@ulaval.ca. Pour faciliter la diffusion en libre accès d'articles, il est préférable de déposer la version acceptée par le comité de lecture, incluant toutes les corrections, sans la mise en page de la revue.

Un délai de diffusion en libre accès (embargo) est exigé par l'éditeur de mon document. Dois-je attendre la fin de ce délai pour déposer le document dans Corpus^UL?
Non. Vous pouvez déposer votre document dès qu'il est accepté pour publication et qu'il intègre toutes les modifications demandées par le comité d'évaluation. L'équipe de Corpus^UL traitera le document afin que son accès soit restreint pour la durée exigée par l'éditeur. À la fin de ce délai, le document sera automatiquement diffusé en libre accès.

Pourquoi mon document déposé dans Corpus^UL n'est-il pas diffusé en libre accès?
Deux raisons sont possibles. Soit l'éditeur interdit la diffusion en libre accès du document déposé, soit l'équipe de Corpus^UL n'a pas obtenu d'information sur les conditions de diffusion en libre accès de l'éditeur. Le courriel qui vous est envoyé à la suite du traitement de votre document dans Corpus^UL précise la raison qui explique la restriction d'accès. Pour toute question, écrivez à corpus@ulaval.ca.

Est-ce qu'en déposant un article dans Corpus^UL, je me conforme automatiquement à la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications?
Non. Pour vous conformer à la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications, l'éditeur ou la revue doit autoriser que votre article soit diffusé en libre accès dans Corpus^UL au maximum 12 mois après sa date de publication. Pour toute question à ce sujet, écrivez à corpus@ulaval.ca. Pour plus d'information sur la Politique des trois organismes sur le libre accès aux publications, consultez le site Web du Gouvernement du Canada.