Fonds d'accès à des formations de courte durée

Le candidat doit satisfaire l'ensemble des conditions suivantes pour être admissible au programme:

• Être inscrit à temps complet dans un programme de formation de 2e ou de 3e cycle à l'Université Laval


• Proposer une formation de haut niveau, dont les objectifs sont en phase avec le programme de recherche de Sentinelle Nord


• Proposer une formation d'une durée minimale de 3 jours et d'au plus 8 semaines consécutives


• Détenir un appui financier complémentaire au Fonds d'accès à des formations de courte durée de Sentinelle Nord pour la partie résiduelle à financer (20%).

Pour rester admissible au financement pendant votre formation à l'étranger, vous devez maintenir votre statut d'étudiant à temps complet dans votre programme d'études supérieures à l'Université Laval.

Établissement d'accueil

Un établissement d'accueil admissible peut être une université, un centre de recherche interuniversitaire, un institut de recherche ou un laboratoire national ou international ou tout autre établissement qui se livre activement à la recherche.

Les documents suivants doivent accompagner chaque candidature déposée pour que cette dernière soit considérée:

• Le formulaire de demande de bourse, dûment rempli


• Un CV du candidat (max. 2 pages)


• Une copie des relevés de notes universitaires du candidat


• Une lettre de recommandation du superviseur UL (directeur ou codirecteur) justifiant la pertinence et la valeur ajoutée de la formation proposée dans le parcours de l'étudiant ou pour l'acquisition de nouvelles compétences


• Une preuve de cofinancement de l'activité (lettre du directeur, lettre d'octroi de financement complémentaire, contribution propre de l'étudiant, etc.)


• Une preuve d'inscription ou une lettre d'acceptation pour participer à la formation de la part de l'établissement d'accueil


• Le programme détaillé de la formation, précisant notamment le nom des conférenciers et les activités de mise en pratique prévues.

Le candidat doit acheminer sa candidature et tous les documents requis par courrier électronique en un envoi unique à formation@sn.ulaval.ca.

Les candidatures sont évaluées et jugées au mérite par le comité d'évaluation de Sentinelle Nord, selon les critères d'évaluation et la pondération qui suivent. Seuls les projets s'inscrivant dans le programme de recherche de Sentinelle Nord et ayant reçu l'appui du directeur de recherche de l'étudiant seront considérés.

Indicateurs par critère d'évaluation

Excellence du dossier universitaire et aptitude à la recherche du candidat - 30 points

• La moyenne académique pour les études universitaires


• L'expérience et les réalisations du candidat

Montage général de l'activité proposée - 70 points

• La pertinence de l'activité de formation en lien avec le programme de recherche de Sentinelle Nord


• La valeur ajoutée de l'activité proposée par rapport aux études supérieures actuelles du candidat (lien et avantages escomptés)


• L'excellence de l'activité proposée (importance du curriculum proposé, renommée de l'institution hôte, proportion d'étudiants/professeurs, renommée des professeurs, participation de partenaires des secteurs privé, public ou sans but lucratif, ou autre critère similaire retenu par le comité)


• La qualité de la logistique et de l'expérience offerte (p. ex. qualité de la station de terrain ou du laboratoire d'accueil, caractère unique de l'occasion, cadre culturel, ou autre critère similaire retenu par le comité)


• La participation active des étudiants à l'activité de formation (p. ex. présentations et rapports d'étudiants)


• Le caractère international de de l'activité proposée

Annonce des résultats

Chaque candidat reçoit un courriel l'informant de la décision du comité d'évaluation dans un délai maximal de 4 semaines suivant la réception de la demande.

Le candidat doit accepter ou refuser le soutien financier offert dans les 10 jours ouvrables suivant la réception de l'avis d'octroi en retournant un courriel à formation@sn.ulaval.ca. À défaut de recevoir cette acceptation dans le délai prévu, le soutien financier proposé est considéré comme ayant été refusé.

Les décisions de Sentinelle Nord sont finales et sans appel.

Période de validité du soutien financier

• La période de validité du soutien financier offert est pour la période couverte par la formation uniquement. Si vous décidez de commencer votre séjour avant l'annonce des résultats par le comité, Sentinelle Nord ne sera pas responsable des dépenses engagées si votre demande est jugée inadmissible ou pour toute dépense réalisée avant la date d'octroi.


• Le séjour de formation financé doit être réalisé avant le dépôt initial de la thèse de doctorat ou du mémoire de maîtrise.

Aspects budgétaires

• Le soutien financier maximal disponible par demande est de 5000$. Le montant du soutien octroyé sera établi sur la base d'un budget proposé par le demandeur, révisé par le comité d'évaluation, et n'excédera pas 80% des coûts totaux estimés.


• Les étudiants doivent recevoir l'appui de leurs directeurs ou d'autres sources pour la partie résiduelle à financer (20%). Cet assentiment est reconnu soit par la lettre de recommandation du directeur attestant la prise en charge de ces coûts, soit par une lettre d'octroi de financement complémentaire.


• Les dépenses admissibles comprennent: les frais de transport, les frais de subsistance à l'étranger (hébergement et repas), les frais d'assurance maladie à l'étranger pour la période de votre formation, les frais d'inscription à la formation, et tous autres frais directement en lien avec la formation. Le calcul des frais de séjour s'effectue à partir des normes de l'Université Laval. Le demandeur est tenu de minimiser ses dépenses, par exemple en réservant tôt son billet d'avion en classe économique et en utilisant un hébergement de coût raisonnable. Dans tous les cas, le demandeur doit préalablement s'assurer que les dépenses pour lesquelles il demande un soutien financier sont remboursables en accord avec les normes universitaires.

Documents requis

• Une preuve d'inscription formelle émise par l'établissement hôte de la formation est requise avant le déplacement de l'étudiant vers le lieu de la formation.


• Le soutien offert est conditionnel à la présentation d'une preuve d'assurance maladie et hospitalisation pour la durée du séjour et à l'obtention des documents légaux requis pour le déplacement de l'étudiant (visa, permis de travail, etc.), lorsqu'applicable. Les démarches pour les obtenir sont de l'entière responsabilité de l'étudiant. Aucun versement de bourse ne sera autorisé sans la preuve d'obtention des documents légaux requis.

Avance de voyage et modalités de remboursement des dépenses de voyage

• Les fonds seront transférés dans un projet géré par l’unité administrative du directeur de recherche.


• Le montant du soutien financier offert par Sentinelle Nord sera versé en deux temps.


• Une avance de voyage représentant 80% du soutien financier offert par Sentinelle Nord se fera au plus tôt 30 jours avant la date de départ de l'étudiant et sur réception des documents requis.


• À son retour, le demandeur est tenu de remplir un rapport de dépenses pour solliciter le paiement du montant résiduel qui lui est dû. Le montant réel attribué sera défini suivant les dépenses présentées, jusqu'à concurrence du montant maximal préétabli.


• Les soldes non utilisés devront être retournés à Sentinelle Nord.

Rapport d'activité attendu

• À son retour, le boursier devra produire un court rapport sur son expérience de formation (max 2 pages) décrivant la formation reçue et sa contribution à sa recherche et à son plan de carrière¹.

Restrictions

• Les étudiants inscrits en cotutelle avec une université étrangère ne peuvent bénéficier de ce programme pour se rendre sur les lieux et séjourner dans l'une ou l'autre de leurs universités d'attache.


• Un étudiant ne peut bénéficier de plus d'un soutien financier du Fonds d'accès aux formations de courte durée par cycle de formation.


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Précisions additionnelles sur les modalités d'attribution des bourses

• Les critères de sélection sont sujets à changement. Ces modifications seront dûment affichées sur le site Internet.

¹ Les textes produits pourront être publiés en tout ou en partie sur la page web de Sentinelle Nord.